关于修订印发《中华全国供销合作总社归档文件整理规则》的通知
发布时间：2012-08-27作者：中飞咨询来源：中国供销合作网点击：
总社各部局：
根据国家《档案法》、国家档案局发布的中华人民共和国行业标准即《归档文件整理规则》，以及国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合我社档案工作实际，总社办公厅重新修订了《中华全国供销合作总社归档文件整理规则》，对其中涉及的文书档案保管期作了相应调整，现印发你们，请遵照执行。
二○一一年九月二十日
中华全国供销合作总社归档文件整理规则
第一条 为适应档案工作办公自动化需要，提高档案管理水平，更好地为机关各项工作服务，根据国家档案局归档文件整理规则等有关规定，结合中华全国供销合作总社（以下简称总社）机关档案工作实际情况，制定本规则。
第二条 总社各单位在工作活动中形成的、具有保存价值的、已经处理完毕的文件材料，都应按照本规则归档。
第三条 总社的归档工作由各单位的综合处、办公室、局务秘书承办，在业务上受办公厅秘书处指导。承办人应熟悉本单位业务，对应归档的文件材料进行整理，并对归档文件的齐全负责。
第四条 归档文件的整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第五条 按照归档文件的存在价值分为永久、定期两种，其中定期分为30年，10年。保管期限的划分按照《中华全国供销合作总社文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（供销办字〔2010〕69号）执行。
第六条 归档文件按年度——组织机构——保管期限——类别进行排列和编目，排列方法应统一，前后保持一致，并相对稳定。
第七条 应归档文件的管理，应以件为保管单位。
第八条 一般每份文件为1件。文件的正本（包括附件）与定稿（底稿）为1件，报表、名册、图册等1册（本）为1件。来文为1件，复文为1件。请示为1件，批复为1件。
第九条 本单位已取消纸质文件的，应印制一份纸质文件并加盖发文机关印章归档。
第十条 归档文件用无酸纸信封角、不锈钢曲别针装钉。装钉顺序是：正本在前、底稿在后，正件在前、附件在后，原件在前、复制件在后，转发文在前、被转发文在后，批复在前、请示在后。
第十一条 每份文件第1页右上角盖本单位归档章（见附件图1），并用钢笔、蓝黑墨水填写。
全宗号：是档案馆给各单位的顺序号，已刻在印章上。
年度：用4位阿拉伯数字填写。
室编件号：是本部门对该份文件所编的顺序号，用阿拉伯数字填写。
机构：是该份文件归档机构的全称或标准化简称，已刻在印章上。
保管期限：按该份文件的保管期限填写永久、定期（30）年、或定期（10）年。
馆编件号：暂时不填写，待移交中央档案馆时，按进馆要求填写。
第十二条 打印归档文件目录（目录式样见附件图2）。以件为单位顺序填入目录，统一使用A4型(210mm×297mm)纸张，用小4号字。
件号：按文件顺序填入。
责任者：填入对该份文件负责的单位名称或人名。
文号：是指文件的字号，刊物填期刊号。
题名：填入文件标题，不得省略。没有标题的可以填写事由，外加“〔〕”。
日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如“2001.08.13”。
页数：按该文件有字（图、表）的页面计算，用阿拉伯数字填写。
备注：填写需要说明的问题。
第十三条 归档文件目录应装订成册并编写封面。按目录封面（见附件图3）各项内容填写。
第十四条 归档文件装盒后，应放备考表（见附件图4）。内容包括：
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
主管领导：分管处室的领导。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期，用8位阿拉伯数字填写。
第十五条 归档文件应齐全完整，书写材料应符合要求（碳素笔或蓝黑墨水），对破损文件要予以修整，传真纸应复印后归档，归档文件必须印章齐全。
第十六条 本办法由总社办公厅负责解释。
第十七条 本规则自发布之日起施行。2003年6月6日办公厅印发的《中华全国供销合作总社归档文件整理规则》（供销厅字〔2003〕24号）同时废止。